2.7.1.5 Doel 4: onze organisatie is in control
Wat hebben we gedaan in 2019?
In het beheersplan Interne beheersing en Beleidscyclus, opgesteld in oktober 2019, werden de plannen gepresenteerd om tot een verbetering van beide onderdelen te komen. Onderdelen van verbetering van de interne beheersing zijn maatregelen die de cultuur van de organisatie betreffen, investering in risicomanagement, verbetering informatievoorziening, betere sturing op hoofdprocessen, verbetering risico’s van het inkoop proces en versterking van de controlfunctie. Op alle onderdelen zijn in 2019 projectplannen opgesteld en voor de sturing op het hele plan is een stuurgroep met een wethouder, directeur bedrijfsvoering, 3 eenheidsmanagers en de concerncontroller aangesteld. De eerste rapportage naar de raad over de voortgang is in januari 2020 opgesteld.
Prestaties
Prestatie 1. Risicomanagement
Het expertteam risicomanagement heeft in 2019 de inzet geïntensiveerd. Doel van het team is om bewustwording rond risicomanagement organisatiebreed te vergroten door kennisoverdracht, reflectie en agendavorming. In 2019 zijn daarvoor o.a. rond een aantal belangrijke thema’s (Omgevingswet, Huis van de Stad, Zorgdomein) specifieke risicosessies georganiseerd en algemene voorlichtingsbijeenkomsten gehouden. De kijk op risico’s is uitgebreid en niet langer zuiver financieel van aard. Ook effect op het bereiken van doelstellingen en eventuele imagoschade zijn belangrijke aspecten die zijn gewogen en terugkomen in de risico’s zoals opgenomen in de P&C-documenten. Dit leidde o.a. tot een verbeterde paragraaf Weerstandsvermogen die in 2019 is opgesteld t.b.v. de MPB2020-2023. Daarbij is extra aandacht besteed aan mogelijke beheersmaatregelen. Vanuit Concerncontrol is in 2019 een specifiek onderzoek uitgevoerd naar risicovolle projecten.
Prestatie 2. Versterking van de beleidscyclus
In 2019 zijn alle kadernota’s goeddeels van een einddatum voorzien. Dit kon nog niet voor kadernota’s die in het verleden zonder einddatum zijn vastgesteld. Deze zullen bij vervanging ook een einddatum krijgen, zodat in de toekomst alle kadernota’s een einddatum hebben. Medewerkers hebben trainingen gevolgd in bijvoorbeeld de methode Duisenberg en die toegepast op MPB en kadernota’s in de periode februari - september 2019. De MPB 2020-2023 is daarop kwalitatief verbeterd door in alle programma’s de doelen en de prestaties smarter te formuleren. De kadernota sociaal vangnet is een voorbeeld van een verbeterde kadernota.
Prestatie 3. Inkoop
In 2019 heeft team inkoop, om het bewustzijn rondom het inkoopproces te vergroten een viertal “inkoop-awareness en kennis” sessies voor 39 medewerkers georganiseerd. In 2020 krijgen deze sessies een vervolg. Ook zijn er in 2019 zijn er 20 spendanalyses/spendoverzichten uitgevoerd, wat resulteerde in het verkrijgen van inzicht in uitgaven van betreffende eenheden en mogelijke onrechtmatige uitgaven op crediteurniveau. Verder zien we in 2019 een toename in de betrokkenheid bij (grote) aanbestedingen. Door het volgen van een professioneel (inkoop)proces vergroten we de rechtmatigheid voor de contracten die afgesloten worden.
Daarnaast hebben we in 2019 het proces van het vullen van het centrale contractregister verbeterd. Met een gevuld contractregister kunnen we nog beter en efficiënter spendanalyses maken en kunnen we de rechtmatigheid voor het concern vergroten en tevens managers in staat stellen te sturen op onder andere beïnvloedbare uitgaven. Het proces rondom opstellen van de aanbestedingskalender is geoptimaliseerd. De nieuwe aanbestedingskalender geeft een beter overzicht om bijv. werkbelasting te kunnen volgen.
Om de basis voor contracten verder op orde te brengen heeft de eenheid Informatie in 2019 geïnvesteerd in een nieuw cluster Contract- en Leveranciersmanagement. Dit heeft geleid tot een aantal verbeteringen zoals :
- Inzicht in onrechtmatige dossiers en een aanpak om te komen tot rechtmatigheid;
- Een up-to-date volledig gedigitaliseerd contracten archief, waardoor contracten sneller vindbaar zijn en een actieve signaleringsfunctie op kritische data;
- Meer inzicht in de totale kosten per contract, waardoor onrechtmatige contracten in beeld zijn.
Bovenstaande neemt niet weg dat we op dit moment nog te maken hebben met schaduwen uit het verleden, die invloed hebben op de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen in deze jaarstukken.
Prestatie 4. Interne Controle
Voor interne controle geldt dat 2019 een jaar is geweest waar we onze accountant zelf op de hoogte hebben kunnen stellen van een aantal onrechtmatigheden. Dossiers rondom inhuur zijn gecontroleerd en akkoord bevonden maar de dossiers rondom de overige aanbestedingen behoeven echter meer controlewerk. Onze interne controle heeft momenteel een goede samenwerking met de accountant waarin we op een goede en zakelijke wijze samen invulling geven aan het vergroten van de rechtmatigheid van de gemeente Apeldoorn. Dit neemt niet weg dat we ook binnen interne controle moeten blijven werken aan het verbeteren van ons eigen proces.
Prestatie 5. Privacy en informatiebeveiliging
Met de groeiende digitalisering neemt ook het belang van een goede beveiliging van de digitale dienstverlening toe. Daarnaast nemen ook de dreigingen vanaf het internet toe. De gemeente Apeldoorn heeft in 2019 gewerkt aan de doorvoering van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid die vanaf 1 januari 2020 van kracht is voor alle overheidsorganisaties. Een bewustwordingscampagne onder medewerkers maakte hier onderdeel van uit. Het management is via de reguliere planning en control cyclus geïnformeerd over de stand van zaken rond informatiebeveiliging en privacy.
Het borgen van de privacy van onze burgers vinden wij belangrijk. Zowel de Functionaris Gegevensbescherming als de Concern Privacy Officer ondersteunen de organisatie hierbij. Er zijn meerdere privacyassessments (DPIA’s) uitgevoerd om te komen tot een passende set van beveiligingsmaatregelen.
Prestatie 6. Juridisch advies en juridische kwaliteitszorg
In 2019 hebben wij uitvoering gegeven aan het werkplan juridische kwaliteitszorg. Op overheid.nl gepubliceerde regelgeving is (gemeentebreed) geactualiseerd, mandaten zijn aangepast, wetswijzigingen gesignaleerd en wij hebben juridische maatwerktrainingen verzorgd over onder andere subsidierecht, aansprakelijkheidsrecht, de Wmo, en over de Jeugdwet. Voor (nieuwe) medewerkers hebben wij de vernieuwde basiscursus recht driemaal verzorgd. Per eenheid zijn wij gestart met accounthouders die zorgen voor de verbinding met de eenheid, zodat wij kunnen aansluiten bij de (beleids)agenda’s van de eenheden en de gewenste juridische inzet daarop kunnen aanpassen. Wij nemen deel aan het expertteam risicomanagement en hebben de samenwerking met Inkoop geïntensiveerd door meer structureel te sparren over grote inkooptrajecten en contracten.
In januari 2019 is een novelle op de Wet open overheid (Woo) bij de Tweede Kamer ingediend, die het oorspronkelijke wetsontwerp wijzigt. In juni 2019 heeft de minister BZK de Tweede Kamer bericht dat er vertraging is ontstaan bij het overleg met IPO en VNG.
Naar verwachting vindt de parlementaire behandeling van de Woo in 2020 plaats. We nemen vanaf 2019 deel aan een door de VNG geïnitieerd open Wob traject, een traject uit het Actieplan Open overheid. De 10e en 11e wijziging van de APV zijn in 2019 door de gemeenteraad vastgesteld.
Om tegemoet te komen aan de toenemende vraag naar juridisch advies binnen de organisatie zijn we in 2019 gestart met het juridisch café, waarin eenvoudige juridische vragen snel beantwoord kunnen worden.
Prestatie 7. Integriteit
We blijven inzetten op het integraal benaderen van integriteit. Preventief door bewustzijn en het bespreekbaar maken van integriteit. Daarnaast met duidelijke regelingen bij een integriteitsschending en een zorgvuldige handhaving. In 2019 zijn vier ambtseedsessies gehouden, waarin naast het afleggen van de eed ook aandacht is voor de bijzondere positie van de ambtenaar.
Sinds 2019 zijn integriteit en morele oordeelsvorming als onderwerp in het introductieprogramma voor nieuwe werknemers opgenomen. Voor teams is het daarnaast nog steeds mogelijk om onder begeleiding van gecertificeerde collega’s te werken aan morele oordeelsvorming op casusniveau.
In het kader van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren zijn dit jaar de Apeldoornse integriteitsregelingen en protocollen en de afspraken over melding nevenwerkzaamheden aan de nieuwe wetgeving aangepast. Deze gelden vanaf 1 januari 2020.
De organisatie heeft in 2019 vier integriteitsmeldingen ontvangen, waarvan één melding uit vier onderdelen bestond. In twee gevallen is besloten dat deze niet als integriteitsschending worden aangemerkt. Eén melding heeft geleid tot een officiële waarschuwing. Eén melding was per 31 december 2019 nog niet afgehandeld.
In het afgelopen jaar hebben zich in totaal negen werknemers tot de vertrouwenspersoon gewend. Deze heeft de betrokken werknemers een luisterend oor geboden en hen tips gegeven. In zeven gevallen was dat voldoende ondersteuning en in twee situaties is de werknemer ondersteund bij het bespreekbaar maken binnen de organisatie.
Nieuwe ontwikkelingen : Versterking beleidscyclus
Zie ook de toelichting onder doelstelling 4, prestatie 2.
Kadernota’s
Nota versterking beleidscyclus
Nota risicomanagement
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Nota actieve informatieplicht
Voorjaarsnota 2019
Financiële verordening 2016
Controleverordening