2.7.1.6 Doel 5: digitale transformatie
Wat hebben we gedaan in 2019?
Prestaties
Prestatie 1. Beschikbaarheid informatiehuishouding is geborgd
In december zijn de meeste medewerkers verhuisd naar het nieuwe Huis van de Stad. In januari 2020 zijn ook de balies voor dienstverlening open gesteld. Alle ICT-voorzieningen werkten na verhuizing direct naar behoren. Het aantal vaste werkplekken in het nieuwe Huis van de Stad is sterk verminderd en heeft plaatsgemaakt voor flexplekken. Medewerkers hebben daarom de beschikking gekregen over een nieuwe tool, waarmee eenvoudig inzage verkregen kan worden in beschikbare werkplekken. Bovendien zijn via deze tool collega’s vindbaar. Vernieuwing van de digitale werkplek wordt in 2020 voortgezet, met name op het gebied van samenwerken en data delen. Aangezien het Activerium, dat wordt afgestoten, ook fungeerde als tweede datacentrum, is een project gestart om alle apparatuur onder te brengen bij een colocatie. Dit is aanbesteed en gegund en momenteel wordt gewerkt aan de implementatie. Deze is uiterlijk aan het eind van 2020 afgerond.
In 2019 is gestart met een kwaliteitmonitoringssysteem voor een aantal basis- en kernregistraties. Hiermee kunnen we de kwaliteit van de registraties op een efficiëntere manier beheren. Binnen de digitale transformatie is security en privacy een belangrijk thema, zie hiervoor prestatie 4 van ‘Onze organisatie is in control’.
Prestatie 2. Beheer en doorontwikkeling van onze informatievoorziening zijn geborgd
In 2018 is geconcludeerd dat een aantal systemen verouderd zijn en onvoldoende basis bieden voor de toekomst. In 2019 zijn we gestart met het vervangen van het DMS en Zaaksysteem via een aanbesteding, zodat we weer over moderne technologie kunnen beschikken en met ontwikkelingen in de markt mee kunnen. We hebben deze nieuwe basis nodig om onze (online) dienstverlening te kunnen verbeteren en flexibel op nieuwe behoeften en ontwikkelingen in te kunnen spelen. Het aanbestedingstraject heeft geresulteerd in de selectie van het zaak- en DMS-systeem Djuma van Circle Software. In een periode van twee jaar zal stapsgewijs het nieuwe systeem in gebruik worden genomen
Verder is in 2019 een informatieplan opgesteld met daarin een portfolio met alle ICT-projecten en ontwikkelingen. Hiermee kunnen we de steeds complexer wordende ICT-portfolio in samenhang bewaken en kunnen we proactief sturen en knelpunten in middelen, capaciteit en planning tijdig signaleren.
De ICT-wijzigingen die nodig zijn voor de invoering van de Omgevingswet verlopen volgens planning (zie ook programma 9). We verwachten in het tweede kwartaal van 2020 de technische koppeling met de landelijke voorziening DSO gerealiseerd te hebben. De inkoop van plansoftware en software voor toepasbare regels bereiden we momenteel samen met zes andere gemeenten voor. In februari 2020 is het programma van eisen gereed.
Tenslotte is in 2019 is een plan van aanpak voor de IT aanbesteding sociaal domein opgeleverd, gericht op het beter te laten aansluiten van de IT voorziening bij de behoefte van zowel de burger als de medewerkers. Uitdaging is om deze aanbesteding in samenhang te zien met de organisatieontwikkeling, samen055 en transformatieagenda sociaal domein.
Prestatie 3. Onze informatiehuishouding is flexibel
We werken als gemeente steeds vaker samen met andere gemeenten of in VNG verband bij Samen Organiseren. Apeldoorn is op het gebied van informatievoorziening steeds beter vertegenwoordigd in landelijke koepels en VNG-commissies. En we sluiten steeds meer aan bij gemeenschappelijke aanbestedingen georganiseerd vanuit de VNG, bijvoorbeeld GGI-veilig. Hiermee vergroten we onze invloed op de markt en verkleinen we de hoeveelheid werk die nodig is om zelfstandig aanbestedingen door te voeren.
In 2019 is het Dataportaal van gemeente Apeldoorn geïntroduceerd. Hiermee hebben de inwoner, instelling en bedrijf, maar ook de ambtenaren, toegang tot feiten, cijfers en data over Apeldoorn. De kant-en-klare rapporten, kaarten en maatwerkproducten zijn vrij toegankelijk en te gebruiken. Ook is het mogelijk om zelf informatie samen te stellen met behulp van de dataproducten. Het ontwikkelen van nieuwe producten en digitale dashboards is een continue activiteit.
Kadernota’s
Jaarverslag 2018 Informatiebeveiliging & Privacy
‘Apeldoorn jaarverslag gemeentearchivaris 2018’
Kadernota I-Visie
Nieuwe ontwikkeling bedrijfsvoering:
Gezien verschillende ontwikkelingen in de organisatie heeft de gemeenteraad in 2019 eenmalig € 1 miljoen aan extra middelen beschikbaar gesteld voor de bedrijfsvoeringsreserve. Dit is bedoeld om knelpunten in de bedrijfsvoering op te lossen en is besteed aan onder meer organisatiekosten Huis van de Stad, reorganisatie eenheid POW, en diverse onderzoeken in de bedrijfsvoering (Jeugdzorg en Plein van de Stad). We kunnen rapporteren dat we niet het gehele bedrag hebben besteed.
Gezien de tekorten waarmee wij in 2019 geconfronteerd werden, hebben wij een bezuinigingstaakstelling van € 1 miljoen op de organisatie opgenomen. Deze is geheel gerealiseerd, voornamelijk door het tijdelijk niet invullen van vacatures en bezuinigen op uitbestedingsbudgetten.
Lessons learned
In 2019 hebben we het Beheersplan Beleidscyclus en Interne Beheersing opgesteld. We zijn gestart met een grondige analyse, waardoor nu duidelijk is waar de knelpunten in de interne beheersing liggen. Deze knelpunten pakken we systematisch aan en op onderdelen gaan we terug naar de basis (op orde). We bouwen reflectiemomenten in en bespreken deze regelmatig met de raad. De optimalisatie van de systemen en structuren gebeurt in combinatie met cultuuraanpassingen. Het besef dat we op interne beheersing moeten verbeteren is inmiddels doordrongen in de gehele organisatie.
In 2019 hebben we ervoor gekozen om de bundeling van opgaven voor dienstverlening niet meer als project in te richten, maar vanuit de lijnorganisatie op te pakken. We constateren dat we hiermee, voor wat betreft dienstverleningsissues, sneller en gerichter resultaten bereiken.